Najważniejsza informacja
Czy pracownik ma prawo do odszkodowania za lot?
Tak. Pracownik podróżujący służbowo ma pełne prawo do odszkodowania za lot, jeśli lot został opóźniony o co najmniej 3 godziny lub został anulowany. To jedno z najbardziej niezrozumiałych zagadnień w świecie podróży służbowych.
Wielu pracowników i menedżerów błędnie sądzi, że skoro bilet kupuje firma, to firma ma prawo do pieniędzy. To nieprawda.
Europejskie rozporządzenie UE 261/2004 jasno określa, że uprawnionym do rekompensaty jest pasażer – osoba, która faktycznie odbyła (lub miała odbyć) podróż. Nie ma znaczenia, kto zapłacił za bilet.
Podstawa prawna: Rozporządzenie UE 261/2004
Rozporządzenie (WE) nr 261/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 lutego 2004 r. reguluje prawa pasażerów w przypadku:
- Odmowy przyjęcia na pokład (overbooking)
- Anulowania lotów
- Dużych opóźnień (3 godziny lub więcej)
Rozporządzenie definiuje pasażera jako osobę posiadającą ważny bilet i zgłaszającą się do odprawy. Nie ma w nim rozróżnienia na bilety prywatne i służbowe.
Kto dostaje pieniądze za odwołany lot firmowy?
To pytanie, które najczęściej pojawia się w działach HR i księgowości. Odpowiedź jest prosta: pieniądze należą się pasażerowi.
W praktyce oznacza to, że:
- • Złożyć reklamację we własnym imieniu
- • Otrzymać odszkodowanie na swoje konto
- • Zatrzymać pieniądze dla siebie
- • Zażądać zwrotu odszkodowania
- • Złożyć reklamacji w imieniu pracownika
- • Zmusić do oddania pieniędzy
Jakie kwoty przysługują w delegacjach?
Wysokość odszkodowania zależy od dystansu lotu, nie od tego, czy podróż była służbowa czy prywatna:
Np. Warszawa–Londyn, Kraków–Berlin, Gdańsk–Paryż
Np. Warszawa–Lizbona, Kraków–Madryt, Gdańsk–Barcelona
Np. Warszawa–Nowy Jork, Kraków–Dubai, loty interkontynentalne
Praktyczne scenariusze w podróżach służbowych
Sytuacja: Lecisz na służbową konferencję do Paryża. Lot zostaje anulowany z przyczyn leżących po stronie linii lotniczej.
Twoje prawa: Przysługuje Ci odszkodowanie 250 €. Dodatkowo linia musi zapewnić Ci lot zastępczy lub zwrot kosztów biletu.
Rozliczenie z firmą: Firma pokrywa koszty nowego biletu (to koszt delegacji). Odszkodowanie należy do Ciebie.
Sytuacja: Wracasz z tygodniowej delegacji. Lot opóźnia się o 5 godzin.
Twoje prawa: Opóźnienie powyżej 3 godzin daje prawo do rekompensaty. Możesz sprawdzić należną kwotę w zależności od dystansu lotu.
Rozliczenie z firmą: Przedłużona delegacja (dodatkowy nocleg, posiłki) to koszty, które firma powinna zwrócić. Odszkodowanie od linii to osobna kwestia.
Sytuacja: Lecisz do USA z przesiadką w Londynie. Opóźnienie pierwszego lotu powoduje, że tracisz połączenie.
Twoje prawa: Jeśli lot był zarezerwowany jako jeden bilet, przysługuje Ci odszkodowanie za całą trasę (do 600 €).
Rozliczenie z firmą: Dodatkowe koszty (nocleg w Londynie, posiłki) to część delegacji. Odszkodowanie należy do Ciebie jako pasażera.
Jak postępować krok po kroku?
- • Zachowaj kartę pokładową i potwierdzenie rezerwacji
- • Zrób zdjęcia tablicy odlotów z widocznym opóźnieniem
- • Zbierz pisemne potwierdzenia od linii (jeśli dostępne)
- • Zapisz numer lotu, datę i czas planowanego odlotu
- • Zgłoś sytuację swojemu przełożonemu
- • Wyjaśnij, że może dojść do przedłużenia delegacji
- • Uzgodnij, jak rozliczyć dodatkowe koszty (hotel, posiłki)
- • Zachowaj wszystkie paragony i faktury
Nie każde opóźnienie czy anulacja daje prawo do odszkodowania. Wyjątkami są sytuacje nadzwyczajne (ekstremalna pogoda, strajki kontrolerów, zagrożenia bezpieczeństwa).
Możesz sprawdzić swoje prawa oraz należną kwotę w oparciu o dane konkretnego lotu.
- • Reklamację składasz we własnym imieniu (jako pasażer)
- • Kierujesz ją do linii lotniczej
- • Możesz skorzystać z pomocy firm specjalizujących się w odzyskiwaniu odszkodowań
- • Linia ma 2 miesiące na odpowiedź
Najczęstsze pytania i wątpliwości
Prawnie nie musisz. Odszkodowanie to Twoja sprawa osobista. W praktyce warto jednak być transparentnym, aby uniknąć nieporozumień z działem HR.
Taki zapis może być niezgodny z prawem europejskim. Rozporządzenie UE 261/2004 ma pierwszeństwo przed regulaminami wewnętrznymi firm. Warto skonsultować sytuację z prawnikiem prawa pracy.
Odszkodowanie od linii lotniczej jest rekompensatą za niedogodności, nie przychodem ze stosunku pracy. W większości krajów UE nie podlega opodatkowaniu. Warto jednak potwierdzić to z księgowym lub doradcą podatkowym.
W Polsce masz 3 lata od daty lotu na złożenie reklamacji. W praktyce im szybciej to zrobisz, tym łatwiej będzie udowodnić okoliczności zdarzenia.