Pilne działania w pierwszej godzinie
Pierwsze 60 minut – Co zrobić natychmiast
Podejdź do stanowiska linii lotniczej lub zadzwoń na infolinię. Zapytaj wprost:
- • Jaka jest oficjalna przyczyna anulacji?
- • Czy przyczyna jest uznawana za „nadzwyczajną okoliczność"?
- • Czy otrzymam pisemne potwierdzenie?
Linia lotnicza ma obowiązek zaproponować Ci:
- • Najbliższy możliwy lot zastępczy (tej samej lub innej linii)
- • Zmianę trasy (np. inny port docelowy + transport dalej)
- • Zwrot pełnej ceny biletu (jeśli rezygnujesz z podróży)
W delegacji najczęściej wybierzesz lot zastępczy. Upewnij się, że nowy bilet nie generuje dodatkowych kosztów dla Ciebie.
Jak najszybciej skontaktuj się ze swoim przełożonym lub osobą koordynującą delegację:
- • Email + telefon (dla pewności obydwa kanały)
- • Podaj szczegóły: numer lotu, nowy termin wylotu
- • Zapytaj o polecenia: czy lecieć dalej? Czy czekać na decyzję?
- • Zgłoś potencjalne problemy (spóźnienie na spotkanie, nowy nocleg itp.)
Dokumentacja – Co zapisać i zachować
Dokumenty od linii lotniczej:
- • Pisemne potwierdzenie anulacji z podaniem przyczyny
- • Nowa karta pokładowa (lot zastępczy)
- • Vouchery na posiłki/nocleg (jeśli je otrzymałeś)
- • Wszelkie maile i SMS-y od linii
Twoje zdjęcia i notatki:
- • Zdjęcia tablicy odlotów ze statusem "CANCELLED"
- • Zrzuty ekranu z aplikacji linii/lotniska
- • Notatka z godziną powiadomienia o anulacji
- • Rachunki/paragony za dodatkowe wydatki
Korespondencja z pracodawcą:
- • Maile informujące o sytuacji
- • Zgody/polecenia dotyczące dalszego postępowania
- • Akceptacja wydatków na nocleg/transport
Dodatkowe koszty – Co przysługuje w delegacji
Anulacja lotu w delegacji często wiąże się z nieprzewidzianymi wydatkami. Musisz rozróżnić dwa źródła rekompensaty:
Linia ma obowiązek zapewnić:
- Posiłki i napoje (w zależności od czasu oczekiwania)
- Nocleg w hotelu (jeśli lot zastępczy jest następnego dnia)
- Transport z lotniska do hotelu i z powrotem
- Dostęp do środków komunikacji (telefon, email)
Firma pokrywa koszty delegacji:
- Przedłużony nocleg (jeśli linia nie zapewniła)
- Dodatkowe diety/ryczałty
- Transport lokalny (taxi, uber)
- Dodatkowe koszty telekomunikacji (jeśli potrzebne)
Rozliczenie z pracodawcą – Procedura krok po kroku
Przygotuj kompletną dokumentację z wyraźnym podziałem na kategorie:
- • Potwierdzenie anulacji lotu
- • Nowa karta pokładowa/bilet
- • Wszystkie faktury/rachunki z datami i kwotami
- • Potwierdzenia płatności
- • Korespondencja z linią i przełożonym
W standardowym formularzu rozliczenia delegacji:
- • Zaznacz dodatkowe dni spowodowane anulacją
- • Dołącz osobną notatkę wyjaśniającą sytuację
- • Podkreśl, które koszty pokryła linia, a które Ty
- • Wskaż, które wydatki były konieczne (nocleg, posiłki)
- • Załącz pełną dokumentację
Bądź proaktywny w komunikacji:
- • Zgłoś sytuację z wyprzedzeniem (nie czekaj do końca miesiąca)
- • Zapytaj o procedurę w takich przypadkach
- • Wyjaśnij, dlaczego niektóre koszty są wyższe niż zwykle
- • Zachowaj profesjonalny ton – to nie Twoja wina
Zachowaj potwierdzenia zaakceptowania rozliczenia, przelewów zwrotu kosztów, oraz wszelkiej korespondencji. Może to być przydatne, jeśli później będziesz dochodzić odszkodowania od linii lotniczej.
Odszkodowanie dla Ciebie – Kolejny etap
Rozliczenie delegacji z pracodawcą to jedno. Rekompensata od linii lotniczej to drugie, całkowicie niezależne prawo.
Możesz ubiegać się o odszkodowanie od 250 do 600 € (w zależności od dystansu), jeśli:
- Lot został anulowany z winy linii (problemy techniczne, brak załogi, overbooking)
- Zostałeś poinformowany o anulacji krócej niż 14 dni przed odlotem
- Nie było to spowodowane okolicznościami nadzwyczajnymi
- Lot był w Unii Europejskiej lub wykonywany przez unijnego przewoźnika
Ważne: To odszkodowanie przysługuje Tobie jako pasażerowi, nie firmie. Więcej szczegółów znajdziesz w artykule:Odszkodowanie za lot służbowy.
Najczęstsze błędy i pułapki
Linia może zaoferować Ci voucher na przyszłe loty zamiast zwrotu pieniędzy. Masz prawo odmówić i żądać zwrotu gotówki. Vouchery często mają ograniczenia (terminy ważności, opłaty za rezerwację).
Bez faktur i paragonów trudno będzie rozliczyć dodatkowe koszty z pracodawcą. Zachowuj wszystko, nawet małe kwoty. Suma może być znacząca.
Jeśli linia proponuje lot o 12-24 godziny później, a jest dostępne wcześniejsze połączenie (nawet u konkurencji), masz prawo żądać rebookingu na ten wcześniejszy lot. Nie musisz akceptować pierwszej propozycji.
Linie czasem proszą o podpisanie dokumentu, że otrzymałeś pomoc i nie masz dalszych roszczeń. Nie podpisuj takiego dokumentu bez dokładnego przeczytania. Możesz nieświadomie zrzec się prawa do odszkodowania.